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数字化环境下档案信息资源的整合及利用


发布时间:2022-09-07 08:12:32 来源:爱游戏破解版下载 作者:爱游戏下载苹果版


  摘 要:档案管理工作,属于企事业单位的主要工作之一,工作目的在于充分收集数据,为未来工作的开展提供指导以及证据参考。基于此,本文以数字化环境为背景,对档案信息资源的整合与利用方法进行了详细分析。首先,文章强调了整合与利用上述资源的重要性。其次,从数据的利用、系统的建设等方面出发,探讨了整合与利用的要点。最后,重点结合国家档案局《在2020年全国档案局长馆长会议上的报告》,对档案信息资源的整合与利用方法进行了研究。

  数字化环境基于互联网技术的发展而出现,为各领域的发展,创造了肥沃的土壤。数字化环境下,各领域运行所产生的数据量增多,且仍呈现不断增加的趋势,与此同时,各项信息化系统的应用,同样为社会运行效率的提升,提供了坚实的保证。档案管理工作,同样需结合数字化技术,提升对信息资源的整合与利用水平,如此方可持续提升管理质量,改善管理效果。

  数字化环境下,做好档案信息资源的整合与利用工作,符合国家对档案管理未来发展趋势的需求,同样有利于提高档案管理效率。具体而言,上述工作的重要性,主要体现在以下方面:

  国家档案局《在2020年全国档案局长馆长会议上的报告》中指出,当前,我国正处于“十三五”胜利收官时期,将马上进入“十四五”时期。在过去的几年内,我国企事业单位在档案管理工作中,取得了可喜成果,证实了当前所用管理模式的有效性。但如长期采取同一模式落实工作,极容易导致工作模式无法跟紧时代的步伐,致使管理效果难以达到预期。在“十三五”走向“十四五”的重要阶段,需要对档案管理工作进行创新,要积极结合数字化资源,在数字化环境下,对档案信息进行充分整合以及利用,确保信息能够发挥其价值,为有关领域的长远发展提供支持。

  传统的档案管理工作模式,具有一定落后性,具体体现在效率低、质量低、难度大、风险高四方面。上述问题的出现,与管理工作的实施者无明显联系,但与管理所用工具显著相关。在过去,工作人员所采取的檔案信息整合模式,一直以人工模式为主。随着近年来档案数量的增加,人工模式的弊端逐渐暴露。工作人员需要耗费大量精力,方可实现资源的收集,效率极其低下,且难度较高。另外,人工整合信息的过程,同样可能出现信息错误的风险,严重影响档案质量。在数字化环境下,将信息化工具应用到档案信息资源的整合与利用中,能够有效弥补传统模式的缺陷,更大程度提高档案管理效率,提升资源整合的便利性、有效性与准确性,同时使资源的利用率得到提升。

  数字化环境下,有关领域应充分利用数据,积极应用软件,充分利用资源,方可使资源的整合与利用效果得到呈现。

  近年来,随着各领域发展规模的扩大,以及社会对人才需求量的提高,档案信息的数量正在不断增多。在上述信息中,不仅包括人力资源信息,且包含着我国居民过去的历程,以及相关领域过去的发展路径。不同的档案,其中所包含的信息千差万别。是否能够对其进行充分利用,关系着能否在其中找到规律,从而借助规律,对人力资源进行合理分配,制订未来的工作计划,确定下一步的发展战略与目标,从全局角度看,这对国家规范、长远的发展具有重要价值。2020年是不平凡的一年,在这一年里,新型冠状病毒肺炎暴发,以美国为代表的各个国家,经济发展速度均不断减缓,甚至经济停摆,市场陷入崩溃。在紧迫的形势下,在我党的领导下,在全国人民的共同努力下,中国成为全球唯一未受新冠肺炎的影响而导致经济陷入崩溃的国家,不仅如此,我国经济的发展反而稳步提升。上述成果的达成,与对档案信息的充分利用存在联系。在紧张的局势下,我国各领域充分利用了档案信息,实现了对疫情的有效控制,在大数据的支持下,借助数字化技术取得了多项突破。在未来的档案信息资源整合与利用过程中,工作人员同样需要以“充分利用数据”为要点,利用数字化技术对档案信息进行收集与处理。与此同时,在计算机中建立档案库,实现对大量信息的存储,以便需要时可对其进行利用。

  数字化环境下,档案信息的整合以及利用,离不开信息化软件的支持。信息化软件,又称信息化系统,是借助计算机终端以及网络技术而形成的一大系统,具备多样化功能。与传统的人员档案管理模式相比,系统的应用能够有效提升管理效率,并降低对档案资源进行整合的难度。对各项软件进行充分利用,可使工作人员随时对信息进行收集与整理,甚至可随时予以利用。

  数字化档案管理信息系统,一般包括档案整理、保存、管理、利用、调取、统计、销毁等多项功能。有关领域需要以“积极利用软件”为要点,借助软件的多种功能,实现对档案信息的充分整合与利用。具体方法如下:(1)整理:在数字化管理的模式下,可实现档案信息的全文搜索、批量归档等功能,大大减少工作量和提高工作的准确性。(2)保存:有关领域可以利用信息化系统,对档案信息进行存储。信息在被接收后,均可存储在数据库中。数据库具有容量大的特点,存储性能极强。经过存储的数据,可长期存在于数据库中,工作人员可随时对其进行整合与利用。(3)管理:借助信息化系统,工作人员同样可实现对档案信息的管理,包括对信息进行更改、删减、增加等,档案库存信息一目了然。与传统模式相比,上述模式下信息的整合性更强。(4)利用:工作人员可在需要时,借助信息化系统对档案资源进行利用,提高工作效率。(5)调取:在信息化系统中,工作人员可采取多种手段对档案信息进行调取。在获取权限后,工作人员便可进入到系统中,通过输入档案信息的存储时间、档案名称、相关人员等关键词的方式,筛选出一批符合需求的档案信息。在上述信息中,工作人员同样可进一步筛选,确保能够在短时间内调取档案,并予以利用。与传统档案利用模式相比,上述模式下工作人员无须花费大量时间对档案进行归类,也无须在大量档案中查找需求档案,工作难度明显减小。(6)统计:在信息化系统中存在着运算功能,工作人员可利用上述功能对资源进行统计,便于发现其规律,从而针对性的予以应用。(7)销毁:工作人员可借助信息系统销毁档案,利用系统的功能,高效率的达到工作目的。




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